Firma zamknięta, ale dokumenty zostały? Co z nimi zrobić?
Firma zamknięta, ostatnia faktura wystawiona, klucze oddane… można odetchnąć.
A potem otwierasz szafę.
Kartony z dokumentami.
I pojawia się pytanie:
„No dobrze… a co ja mam teraz z tym wszystkim zrobić?”
Czy dokumenty trzeba oddać do archiwum? Czy można przechowywać je samodzielnie? A może wystarczy schować je do garażu i mieć nadzieję, że nikt nigdy o nie nie zapyta?
Niestety, ta ostatnia opcja nie jest najlepszym rozwiązaniem.
Zamknięcie firmy nie oznacza końca dokumentów
Samo zakończenie działalności gospodarczej nie oznacza, że wszystkie dokumenty można od razu wyrzucić.
Niektóre z nich trzeba przechowywać jeszcze przez kilka, kilkanaście, a w przypadku określonej dokumentacji nawet kilkadziesiąt lat.
Dotyczy to między innymi dokumentów:
- księgowych i podatkowych,
- związanych z ZUS,
- umów i dokumentacji firmowej,
- a przede wszystkim dokumentacji pracowniczej.
Dlatego zanim zrobisz wielkie porządki i zamówisz kontener na papier, warto najpierw sprawdzić, co właściwie masz i jak długo musisz to przechowywać.
Czy wszystkie dokumenty trzeba oddać do archiwum?
Nie.
Nie ma zasady, która mówiłaby, że każda zamykająca się firma musi przekazać całą swoją dokumentację do zewnętrznego archiwum.
W przypadku wielu dokumentów przedsiębiorca może zorganizować ich przechowywanie we własnym zakresie.
Trzeba jednak zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie i możliwość odnalezienia dokumentów, kiedy okażą się potrzebne.
Bo „gdzieś w piwnicy” może być dobrą odpowiedzią na pytanie o stare ozdoby świąteczne.
Przy dokumentach firmowych już trochę mniej.
A co z dokumentacją pracowników?
Tutaj trzeba zachować szczególną ostrożność.
Pracodawca odpowiada za zabezpieczenie dokumentacji dotyczącej obecnych i byłych pracowników, również w momencie zakończenia działalności firmy.
Okres przechowywania dokumentacji zależy od tego, kiedy dana osoba była zatrudniona.
Co do zasady:
- 50 lat – dla dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.,
- 10 lat – dla dokumentacji pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.,
- 10 lat – w przypadku dokumentacji osób zatrudnionych w latach 1999–2018, jeżeli pracodawca spełnił warunki pozwalające na skrócenie okresu przechowywania.
W przypadku starszej dokumentacji mogą obowiązywać dodatkowe zasady, dlatego przed jej zniszczeniem warto upewnić się, jaki okres przechowywania dotyczy konkretnego przypadku.
Zamykasz firmę i masz akta pracowników?
Jeżeli kończysz działalność i pozostaje Ci dokumentacja osobowa i płacowa pracowników, jednym z rozwiązań jest przekazanie jej wyspecjalizowanej firmie przechowalniczej.
I tutaj ważna rzecz:
przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest działalnością regulowaną.
Dlatego warto sprawdzić, czy firma, której powierzamy akta osobowe i płacowe, posiada wymagany wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.
A co z Archiwami JU-KA?
Archiwa JU-KA Sp. z o.o. posiadają wpis do rejestru przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej.
Oznacza to, że możemy profesjonalnie zajmować się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej.
To rozwiązanie może być szczególnie wygodne przy zamykaniu firmy zamiast zastanawiać się, gdzie przez kolejne lata przechowywać kartony dokumentów, można przekazać je wyspecjalizowanemu przechowawcy.
Firma może się zamknąć. Dokumenty nie muszą jednak zamieszkać z Tobą w salonie.
A co z pozostałymi dokumentami?
Dokumentację księgową, podatkową i pozostałe dokumenty również trzeba przechowywać przez wymagany okres.
I tutaj nie warto kierować się zasadą:
„To jest stare, więc pewnie można wyrzucić”.
Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji, dlatego przed jej zniszczeniem trzeba upewnić się, że właściwy termin rzeczywiście minął.
Dopiero wtedy dokumenty można bezpiecznie zniszczyć.
Jeżeli zawierają dane osobowe lub informacje poufne, nie powinny po prostu trafić do zwykłego kosza na papier.
Czy mogę więc przechowywać dokumenty sama?
W wielu przypadkach tak.
Jeżeli masz odpowiednie miejsce i możesz zapewnić dokumentacji bezpieczeństwo, nie zawsze musisz korzystać z zewnętrznego archiwum.
Ale warto zadać sobie jedno proste pytanie:
Czy za kilka lat będę wiedzieć, gdzie znaleźć konkretny dokument?
Jeżeli odpowiedź brzmi:
„Oczywiście! Będzie w trzecim kartonie od lewej, pod fakturami, które są pod umową z 2024 roku…”
– świetnie.
Jeżeli natomiast masz już lekkie wątpliwości, profesjonalne przechowywanie dokumentów może być po prostu wygodniejszym rozwiązaniem.
Podsumowując
Czy po zamknięciu firmy trzeba oddać wszystkie dokumenty do archiwum?
Nie.
Ale zamknięcie działalności nie oznacza, że można od razu pozbyć się dokumentacji.
Warto:
- ustalić, jakie dokumenty posiadasz,
- sprawdzić, jak długo należy je przechowywać,
- odpowiednio je zabezpieczyć,
- zwrócić szczególną uwagę na dokumentację pracowniczą,
- a po upływie właściwego terminu – bezpiecznie ją zniszczyć.
Jeżeli nie chcesz przez kolejne lata przechowywać firmowych dokumentów we własnym zakresie, Archiwa JU-KA mogą się tym zająć.
Przechowujemy dokumentację i pomagamy bezpiecznie pozbyć się dokumentów, których okres przechowywania już minął. Nasza oferta obejmuje archiwizację, przechowywanie i niszczenie dokumentów dla firm i instytucji.
Masz pytania dotyczące dokumentów po zamknięciu firmy?
archiwa@juka.biz.pl
Archiwa JU-KA Sp. z o.o.
ul. Zakrzowska 21, 51-318 Wrocław
Ważne
Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Okres przechowywania dokumentacji zależy m.in. od jej rodzaju, daty powstania oraz sytuacji przedsiębiorcy. Przed przekazaniem lub zniszczeniem dokumentów należy ustalić, jakie obowiązki dotyczą konkretnej dokumentacji.
