Woda i dokumenty nie są najlepszym duetem. Papier zdecydowanie woli kawę obok niż kąpiel w niej.
Zalanie dokumentacji to sytuacja, w której liczy się przede wszystkim szybkie i rozsądne działanie. Archiwa Państwowe zalecają, aby w miarę możliwości jak najszybciej ewakuować dokumenty z miejsca zagrożenia i przenieść je do suchego, zadaszonego oraz przewiewnego pomieszczenia.
I tutaj pojawia się najważniejsze: czego nie robić?
Nie susz dokumentów na własną rękę „jak prania”
Suszarka do włosów, kaloryfer czy wystawienie dokumentów na pełne słońce mogą wydawać się dobrym pomysłem. Niestety mogą bardziej zaszkodzić niż pomóc. Papier może się odkształcić, skleić, a nawet ulec dalszemu uszkodzeniu.
Nie rozdzielaj na siłę mokrych kartek
Mokra dokumentacja jest bardzo delikatna. Próba szybkiego rozdzielenia poszczególnych kartek może zakończyć się tym, że zamiast jednej mokrej kartki będziemy mieli dwie bardzo smutne połówki.
Jeżeli to możliwe, warto zachować teczki, okładki i inne elementy opakowania. Mogą zawierać informacje potrzebne do późniejszego uporządkowania dokumentacji.
Nie czekaj, aż dokumenty „same wyschną”
Wilgoć to idealne warunki do rozwoju pleśni. Im dłużej dokumenty pozostają mokre, tym większe ryzyko ich trwałego uszkodzenia.
W przypadku poważnego zalania Archiwa Państwowe zalecają kontakt z wyspecjalizowanym podmiotem zajmującym się zabezpieczaniem papieru. W zależności od sytuacji stosuje się między innymi oczyszczanie, suszenie, zamrażanie czy dezynfekcję.
A co z dokumentami przeznaczonymi do zniszczenia?
Tutaj również nie warto działać na zasadzie „wrzucimy, maszyna sobie poradzi”.
Mokry papier zachowuje się zupełnie inaczej niż suchy. Dokumenty mogą się zbijać, sklejać i znacznie utrudniać proces niszczenia. Dlatego jeśli dokumentacja została zalana, koniecznie poinformuj o tym przed przekazaniem jej do zniszczenia.
Najważniejsza zasada?
Najpierw zabezpiecz dokumenty. Potem zastanawiaj się, co dalej.
Bo z dokumentami jest trochę jak z parasolem – najlepiej pomyśleć o nim zanim zacznie padać.
Ważne: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej, archiwalnej ani innej porady specjalistycznej. Informacje przedstawione w artykule mają charakter ogólny i nie powinny być traktowane jako indywidualna ocena konkretnej sytuacji. W przypadku wątpliwości dotyczących obowiązków związanych z dokumentacją zalecamy skonsultowanie sprawy z właściwym specjalistą lub odpowiednim organem.
