Odpowiedź nie jest jedna dla wszystkich dokumentów – wszystko zależy od ich rodzaju. Jednak w uproszczeniu:
W 2026 roku można zniszczyć większość dokumentów z 2020 roku (i starszych) – pod warunkiem, że obowiązuje dla nich standardowy 5-letni okres przechowywania.
Dlaczego akurat 2020?
Zgodnie z przepisami podatkowymi:
- dokumenty przechowuje się przez 5 lat licząc od końca roku podatkowego,
- czyli okres liczymy od 31 grudnia danego roku, a nie od daty wystawienia dokumentu.
Przykład:
Dokument z maja 2020 → okres liczymy od 31.12.2020 → 5 lat mija 31.12.2025 → można zniszczyć od 1 stycznia 2026
Okresy przechowywania dokumentów – najważniejsze zasady
Dokumenty księgowe i podatkowe (5 lat)
Do tej grupy należą m.in.:
- faktury sprzedaży i zakupu
- księgi rachunkowe
- deklaracje podatkowe (VAT, PIT, CIT)
- ewidencje podatkowe
W 2026 roku możesz zniszczyć dokumenty z 2020 roku i starsze
Dokumenty ZUS i pracownicze
Tu sytuacja jest bardziej złożona
Dokumentacja pracownicza (akta osobowe)
- dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 → 10 lat
- dla starszych → nawet 50 lat
W praktyce:
- w 2026 roku raczej nie można jeszcze niszczyć dokumentów pracowniczych z 2020 roku
Dokumenty kadrowo-płacowe
- listy płac → 50 lat (w starszym systemie)
- dokumentacja po reformie → 10 lat
Zawsze sprawdź, kiedy pracownik został zatrudniony
Dokumenty związane z nieruchomościami i środkami trwałymi
Niektóre dokumenty należy przechowywać dłużej:
- dokumenty zakupu nieruchomości → przez cały okres posiadania + 5 lat
- amortyzacja → przez cały okres użytkowania + 5 lat
Nie niszcz ich automatycznie po 5 latach
Jak poprawnie liczyć okres przechowywania?
To kluczowy moment, w którym wiele osób popełnia błąd.
Zasada:
Liczysz od końca roku kalendarzowego
Nie od daty wystawienia dokumentu
Schemat:
- Dokument wystawiony w 2020
- Liczysz od 31.12.2020
- Dodajesz 5 lat → 31.12.2025
- Niszczenie możliwe od → 01.01.2026
Kiedy NIE wolno niszczyć dokumentów?
Nawet jeśli minął ustawowy okres, nie możesz zniszczyć dokumentów, gdy:
- trwa kontrola skarbowa lub ZUS
- dokumenty są potrzebne w postępowaniu sądowym
- istnieje ryzyko kontroli (np. przedawnienie zostało zawieszone)
W takich sytuacjach należy wydłużyć przechowywanie
Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentów
Uniknij tych pułapek:
liczenie okresu od daty dokumentu (zamiast od końca roku)
niszczenie dokumentów pracowniczych zbyt wcześnie
brak rozróżnienia typów dokumentów
brak procedury niszczenia (RODO!)
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty?
Samo wyrzucenie do kosza to za mało – szczególnie w kontekście RODO.
Zalecane metody:
- niszczarki dokumentów (min. poziom P-3 lub P-4)
- profesjonalne firmy niszczące dokumenty
- protokół zniszczenia dokumentów
W firmie warto mieć procedurę archiwizacji i niszczenia dokumentów
