Każda firma oraz instytucja zobowiązana jest do przechowywania dokumentów przez określony czas zgodnie z przepisami prawa. Nieprzestrzeganie zasad dotyczących archiwizacji i niszczenia dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Jak długo przechowywać dokumenty?
- Dokumenty księgowe i podatkowe
Należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (faktury VAT, księgi rachunkowe). - Dokumenty kadrowe i płacowe
Dokumenty kadrowe, w zależności od daty zatrudnienia pracownika, przechowuje się:- 50 lat – dla umów zawartych przed 1 stycznia 1999 r.,
- 10 lat – dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 r.
- Dane osobowe (RODO)
Zgodnie z RODO, dokumenty powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do realizacji celu. - Dokumenty z działalności gospodarczej
Umowy handlowe warto zachować przez co najmniej 5 lat na wypadek sporów prawnych.
Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty?
Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumenty należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Najlepiej zlecić to wyspecjalizowanej firmie posiadającej certyfikaty.
