Dokumenty w firmie mają swoje życie. Najpierw powstają, później trafiają do segregatora, potem do szafy, następnie do kolejnego segregatora… aż w końcu zaczynamy się zastanawiać, czy naprawdę potrzebujemy jeszcze faktury z 2014 roku.
I właśnie wtedy pojawia się pytanie: co zrobić ze starymi dokumentami?
Najprostsza odpowiedź brzmi: nie wszystko można po prostu wyrzucić do kosza.
RODO nie kończy się w momencie, gdy dokument przestaje być potrzebny
Jeżeli dokument zawiera dane osobowe, trzeba zadbać o ich bezpieczeństwo również wtedy, gdy dokument jest przeznaczony do zniszczenia.
RODO wymaga m.in. odpowiedniego zabezpieczenia danych oraz ograniczenia okresu ich przechowywania. Oznacza to, że dokumentów nie powinniśmy trzymać „na wszelki wypadek” w nieskończoność. Z drugiej strony nie można też niszczyć ich na zasadzie: „Ta szafa jest pełna, więc chyba czas na porządki”.
Najpierw trzeba sprawdzić, czy dokument rzeczywiście można już zniszczyć.
Co może zawierać dane osobowe?
Czasami zapominamy, że dane osobowe to nie tylko umowa z imieniem i nazwiskiem.
Dane mogą znajdować się również na:
- kopiach dokumentów,
- wydrukach z systemów,
- listach klientów,
- dokumentach pracowniczych,
- formularzach,
- korespondencji,
- notatkach,
- starych zestawieniach czy raportach.
Nawet kartka, która z pozoru wygląda jak „nic ważnego”, może zawierać informacje, których nie powinien zobaczyć przypadkowy przechodzień.
Dlatego wrzucanie takich dokumentów do zwykłego kosza na papier nie jest najlepszym pomysłem.
Jak niszczyć dokumenty bezpiecznie?
Przede wszystkim trzeba zadbać o to, aby po zniszczeniu dokumentu nie można było łatwo odtworzyć znajdujących się na nim informacji.
W praktyce firma może korzystać z własnej niszczarki albo zlecić niszczenie dokumentów profesjonalnej firmie.
Przy większej ilości dokumentacji druga opcja często okazuje się po prostu wygodniejsza. Zamiast organizować w biurze „wielki dzień niszczenia papierów”, można przekazać dokumenty do bezpiecznego procesu niszczenia.
Warto również zadbać o potwierdzenie wykonania usługi. Dokumentacja dotycząca procesu może być pomocna w wykazaniu, że firma podchodzi do ochrony danych w sposób uporządkowany.
A co z dokumentami, których jeszcze nie można zniszczyć?
Tu pojawia się bardzo ważna rzecz: RODO nie oznacza, że każdy dokument z danymi osobowymi należy od razu zniszczyć.
Niektóre dokumenty trzeba przechowywać przez określony czas z powodu innych przepisów. UODO zwraca uwagę, że w przypadku dokumentacji pracowniczej sposób i czas przechowywania określają również przepisy prawa pracy.
Dlatego przed niszczeniem dokumentów warto ustalić:
- co znajduje się w dokumentacji,
- jak długo należy ją przechowywać,
- czy nie istnieje obowiązek dalszego przechowywania,
- które dokumenty można już bezpiecznie wycofać z obiegu.
Dopiero później przychodzi czas na niszczarkę.
Czy można zlecić niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie?
Tak. Jest to rozwiązanie często wybierane przez przedsiębiorców, szczególnie gdy dokumentów jest dużo.
Warto jednak pamiętać, że samo przekazanie kartonów z dokumentami innej firmie nie oznacza automatycznie, że wszystkie obowiązki znikają. UODO wskazuje, że administrator powinien zweryfikować, komu powierza przetwarzanie danych i czy taki podmiot zapewnia odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa.
Dlatego przy wyborze wykonawcy dobrze zwrócić uwagę na sposób odbioru, transportu, zabezpieczenia dokumentów oraz potwierdzenie ich zniszczenia.
Najważniejsza zasada?
Nie wyrzucaj dokumentów zawierających dane osobowe „byle jak”.
Najpierw sprawdź, czy dokument można już zniszczyć, a następnie zadbaj o bezpieczny sposób jego zniszczenia.
Brzmi prosto? Bo właśnie takie powinno być.
Dobrze zorganizowany proces oznacza mniej papierów w biurze, mniej stresu i większą kontrolę nad tym, co dzieje się z firmową dokumentacją.
A jeśli po otwarciu firmowej szafy okazuje się, że dokumentów jest więcej niż miejsca na dokumenty… cóż, to prawdopodobnie znak, że czas na porządki. ;)
Ważne
Ten artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani podatkowej i nie zastępuje indywidualnej konsultacji ze specjalistą. Przepisy mogą się zmieniać, dlatego w przypadku wątpliwości dotyczących konkretnej dokumentacji lub obowiązków firmy warto skonsultować się z odpowiednim specjalistą.
