W każdej firmie przychodzi moment, kiedy archiwum zaczyna przypominać kolekcję dokumentów z kilku poprzednich epok. Pojawia się wtedy rozsądne pytanie: czy naprawdę trzeba to wszystko nadal przechowywać?
Nie istnieje jedna data, po której można bezpiecznie zniszczyć całą dokumentację. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentów, sposobu liczenia terminu oraz przepisów, które mają zastosowanie w konkretnej sytuacji.
Najważniejsze podstawy prawne
Przy kwalifikowaniu dokumentacji do zniszczenia najczęściej trzeba uwzględnić:
- ustawę o rachunkowości, w szczególności art. 74,
- Ordynację podatkową, w szczególności art. 70 i art. 86,
- Kodeks pracy i przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej,
- zasadę ograniczenia przechowywania danych wynikającą z RODO.
Ważne: termin może się wydłużyć, jeżeli trwa kontrola, postępowanie podatkowe lub sądowe albo nastąpiło zawieszenie biegu przedawnienia.
Dokumenty księgowe i podatkowe
Podstawowa zasada pięciu lat
Wiele dokumentów księgowych, takich jak faktury, księgi rachunkowe i dowody księgowe, należy przechowywać przez pięć lat. Nie oznacza to jednak, że każdy dokument można zniszczyć dokładnie pięć lat po dniu jego wystawienia.
Znaczenie ma między innymi koniec roku, którego dokumentacja dotyczy, oraz podstawa prawna właściwa dla danego rodzaju dokumentu. Przykładowo dokumentację dotyczącą 2020 roku, objętą standardowym pięcioletnim okresem liczonym od końca roku, można co do zasady zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2025 roku.
Jak prawidłowo liczyć termin?
Przed zniszczeniem należy sprawdzić konkretną kategorię dokumentacji, a nie tylko datę widoczną na fakturze lub teczce. Okres może być dłuższy, jeżeli dokument jest związany z niezakończonym zobowiązaniem, kontrolą albo postępowaniem.
„Dokument ma pięć lat, więc można go wyrzucić” nie jest bezpieczną regułą dla całego firmowego archiwum.
Dokumentacja pracownicza — 10 lub nawet 50 lat
Dokumentacja pracownicza podlega innym zasadom niż dokumenty księgowe. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku podstawowy okres przechowywania wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
W przypadku starszej dokumentacji mogą obowiązywać znacznie dłuższe okresy, w niektórych sytuacjach nawet 50 lat. Dla zatrudnionych w latach 1999–2018 możliwe jest skrócenie tego okresu po spełnieniu wymaganych warunków.
Faktura, akta osobowe, listy płac i ewidencja czasu pracy nie powinny być kwalifikowane według jednej wspólnej daty.
Dokumenty ZUS i ubezpieczeniowe
Deklaracje rozliczeniowe ZUS są zwykle przechowywane przez pięć lat, natomiast dokumentacja płacowa może wymagać przechowywania przez 10 lat lub dłużej. W praktyce trzeba ją analizować razem z dokumentacją pracowniczą i okresem zatrudnienia danej osoby.
Dokumenty zawierające dane osobowe
RODO nie wprowadza jednego okresu przechowywania dla wszystkich danych osobowych. Obowiązuje zasada ograniczenia przechowywania: dane powinny być przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu ich przetwarzania, z uwzględnieniem pozostałych obowiązków prawnych.
Najpierw trzeba więc ustalić, jak długo dokument musi być przechowywany, a dopiero potem zaplanować jego bezpieczne zniszczenie.
Kiedy nie wolno niszczyć dokumentów?
Nawet po upływie zwykłego terminu dokumentacji nie należy niszczyć, jeżeli:
- jest potrzebna w trwającym postępowaniu lub kontroli,
- może stanowić dowód w sprawie,
- bieg terminu przedawnienia został zawieszony,
- jest objęta innym obowiązkiem przechowywania,
- nie została prawidłowo zakwalifikowana do zniszczenia,
- ma wartość archiwalną.
Materiały archiwalne stanowią osobną kategorię. W określonych przypadkach ich brakowanie może wymagać zgody właściwego Archiwum Państwowego.
Jak przygotować dokumenty do zniszczenia?
- Ustal rodzaj i kategorię dokumentacji.
- Sprawdź właściwy okres przechowywania i sposób jego liczenia.
- Wydziel dokumenty, których termin już upłynął.
- Upewnij się, że nie trwa kontrola ani postępowanie wymagające zachowania dokumentów.
- Zweryfikuj, czy dokumentacja nie ma wartości archiwalnej.
- Zniszcz materiały w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści.
Niszczyć samodzielnie czy zlecić usługę?
Przy kilku kartkach może wystarczyć odpowiednio dobrana niszczarka. Przy kilkudziesięciu pudełkach dokumentacji zawierającej dane osobowe, informacje finansowe lub dane klientów bezpieczniejsze jest zastosowanie kontrolowanego procesu.
Profesjonalna usługa może obejmować zabezpieczenie dokumentów, odbiór, transport, fizyczne zniszczenie oraz potwierdzenie wykonania usługi. Przy przekazaniu dokumentów zewnętrznemu podmiotowi należy również uregulować kwestie ochrony i ewentualnego powierzenia przetwarzania danych.
Sprawdź profesjonalne niszczenie dokumentów w Archiwa JU-KA.
Podsumowanie
Przed zniszczeniem dokumentacji zawsze sprawdź jej rodzaj, właściwy okres przechowywania, sposób liczenia terminu, ewentualne postępowania oraz wartość archiwalną. Dopiero po przejściu całej tej weryfikacji dokument może zostać bezpiecznie zakwalifikowany do zniszczenia.
Ważne: artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani indywidualnej opinii prawnej. Okresy przechowywania mogą zależeć od rodzaju dokumentacji i sytuacji przedsiębiorstwa, dlatego przed zniszczeniem materiałów warto zweryfikować aktualne przepisy lub skonsultować się ze specjalistą.
