Kiedy można zniszczyć dokumenty firmowe?
Nie ma jednej uniwersalnej daty, po której można wyrzucić wszystkie dokumenty. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji oraz przepisów prawa, które ją regulują.
Najważniejsze akty prawne, na których należy się opierać:
- Ustawa o rachunkowości (art. 74)
- Ordynacja podatkowa (art. 86 §1 oraz art. 70)
- Kodeks pracy (art. 94 pkt 9b)
- RODO (zasada ograniczenia przechowywania danych)
Okres przechowywania dokumentów księgowych
Podstawowa zasada – 5 lat
Zgodnie z przepisami:
- dokumenty księgowe (np. faktury, księgi rachunkowe, dowody księgowe)
- należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego
Podstawa prawna:
- art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości
- art. 86 §1 Ordynacji podatkowej
Przykład
Jeśli dokument dotyczy roku 2020 → można go zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2025.
Dokumenty podatkowe – ważny szczegół
Termin 5 lat wynika z okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podstawa prawna:
- art. 70 §1 Ordynacji podatkowej
Uwaga:
Okres ten może się wydłużyć, jeśli:
- trwa kontrola skarbowa
- postępowanie podatkowe jest w toku
- nastąpiło zawieszenie biegu przedawnienia
W takiej sytuacji nie wolno niszczyć dokumentów.
Dokumenty pracownicze – nawet 10 lub 50 lat
To jeden z najczęstszych błędów przedsiębiorców.
Okresy przechowywania:
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019
- 50 lat – dla starszych dokumentacji (przed 2019)
Podstawa prawna:
- art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy
Co obejmuje dokumentacja pracownicza?
- umowy o pracę
- akta osobowe
- listy płac
- ewidencja czasu pracy
Dokumenty ZUS i ubezpieczeniowe
W przypadku dokumentów związanych z ZUS:
- deklaracje rozliczeniowe → 5 lat
- dokumentacja płacowa → często 10 lat lub więcej
W praktyce warto przechowywać je tak długo, jak dokumenty pracownicze.
Dokumenty związane z RODO
RODO nie określa konkretnych lat, ale wprowadza zasadę:
„przechowywania danych nie dłużej, niż jest to konieczne”
Podstawa prawna:
- art. 5 ust. 1 lit. e RODO
To oznacza:
- dane klientów należy usuwać, gdy przestają być potrzebne
- ale nie wcześniej, jeśli inne przepisy wymagają ich przechowywania (np. podatkowe)
Kiedy NIE wolno niszczyć dokumentów?
Nie możesz zniszczyć dokumentów, jeśli:
- trwa kontrola skarbowa lub ZUS
- toczy się postępowanie sądowe
- dokumenty mogą być dowodem w sprawie
- okres przechowywania został zawieszony
Zniszczenie dokumentów w takich przypadkach może skutkować:
- karą finansową
- problemami podatkowymi
- odpowiedzialnością karną skarbową
Jak prawidłowo niszczyć dokumenty firmowe?
Samo wyrzucenie dokumentów do kosza to za mało.
Bezpieczne metody:
- niszczarki (min. poziom P-3 lub wyższy)
- profesjonalne firmy niszczące dokumenty
- utylizacja zgodna z RODO
Dlaczego to ważne?
Dokumenty zawierają dane wrażliwe, np.:
- dane osobowe
- numery PESEL
- informacje finansowe
Ich wyciek może oznaczać wysokie kary (RODO).
