Dokumenty same z biura nie wychodzą.
Najpierw trzeba je wytypować, potem zabezpieczyć, odebrać, przetransportować, a na końcu skutecznie zniszczyć.
I właśnie dlatego profesjonalne niszczenie dokumentów to coś więcej niż wrzucenie papierów do dużej niszczarki.
Jak wygląda taki proces? Sprawdźmy krok po kroku.
Krok 1. Najpierw sprawdzamy, co można zniszczyć
To najważniejszy etap, choć nie dzieje się przy niszczarce.
Przed zniszczeniem dokumentacji trzeba ustalić, czy upłynął wymagany okres jej przechowywania i czy nie istnieje inny powód, dla którego dokumenty powinny być nadal zachowane.
Archiwa Państwowe wskazują, że dokumentacja niearchiwalna może być przeznaczona do brakowania po upływie okresu przechowywania i utracie znaczenia, w tym wartości dowodowej.
Dlatego profesjonalne niszczenie zaczyna się nie od pytania:
„Ile mamy papieru?”
tylko:
„Czy możemy już się go legalnie pozbyć?”
Krok 2. Dokumenty trafiają do zabezpieczonego miejsca
Dokument przeznaczony do zniszczenia nadal zawiera dane.
Nie powinien więc przez kilka dni czekać na odbiór na korytarzu, przy biurku czy obok zwykłego kosza.
W zależności od organizacji usługi dokumentacja może być umieszczana w przeznaczonych do tego pojemnikach lub zabezpieczonych workach.
Chodzi o jedno: ograniczyć dostęp osób nieuprawnionych do dokumentów aż do momentu ich zniszczenia.
Krok 3. Odbiór dokumentacji
Przychodzi moment, kiedy dokumenty opuszczają firmę.
Przy profesjonalnej usłudze odbiór jest częścią całego procesu bezpieczeństwa.
Nie chodzi przecież o to, żeby dokumenty były bezpieczne w biurze, a potem odbyły samotną wycieczkę do miejsca zniszczenia.
Liczy się cały łańcuch postępowania z dokumentacją.
Firmy specjalizujące się w niszczeniu dokumentów oferują m.in. systemy bezpiecznych pojemników i zaplanowany odbiór dokumentacji.
Krok 4. Bezpieczny transport
Dokumenty muszą bezpiecznie dotrzeć do miejsca, w którym zostaną zniszczone.
To szczególnie istotne w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe, finansowe, kadrowe czy informacje handlowe.
Zasada jest prosta:
dokument przeznaczony do zniszczenia nie przestaje być dokumentem zawierającym dane tylko dlatego, że znajduje się już w samochodzie.
Dlatego zabezpieczenie powinno obejmować również etap transportu.
Krok 5. Fizyczne zniszczenie dokumentów
I wreszcie dochodzimy do momentu, na który wszyscy czekali.
Niszczenie.
Dokumenty są rozdrabniane w sposób uniemożliwiający odtworzenie znajdujących się na nich informacji.
UODO wskazuje, że dane na dokumentach należy niszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
To oznacza, że celem nie jest:
„żeby kartka wyglądała na pociętą”.
Celem jest:
„żeby nie dało się odczytać tego, co było na kartce”.
To dość istotna różnica.
Krok 6. Co dzieje się ze zniszczonym papierem?
Po zniszczeniu dokumenty nie są już dokumentami w pierwotnej postaci.
Powstały materiał może być następnie przekazany do dalszego zagospodarowania zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi odpadów.
W praktyce profesjonalne niszczenie może więc połączyć dwa cele:
bezpieczeństwo informacji + odpowiedzialne zagospodarowanie zniszczonego materiału.
Krok 7. Potwierdzenie wykonania usługi
Dobrze zorganizowany proces powinien pozostawiać po sobie ślad.
W zależności od usługi może to być protokół, zaświadczenie lub certyfikat zniszczenia dokumentów.
Przykładowo w zamówieniach administracji publicznej spotyka się wymaganie potwierdzenia nieodwracalnego zniszczenia dokumentów certyfikatem.
Dla firmy jest to dodatkowe potwierdzenie, że dokumentacja została przekazana do zniszczenia i proces został zakończony.
A gdzie tutaj jest RODO?
RODO nie mówi, że każdą kartkę trzeba wrzucać do konkretnego typu niszczarki.
Wymaga natomiast odpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych i stosowania właściwych środków technicznych i organizacyjnych.
Dlatego przy wyborze firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów warto zwrócić uwagę na cały proces, a nie wyłącznie na samą maszynę.
Bezpieczne powinny być:
- dokumenty oczekujące na odbiór,
- ich odbiór,
- transport,
- dostęp do dokumentacji,
- samo niszczenie,
- sposób potwierdzenia wykonania usługi.
UODO zwraca uwagę, że niszczenie nośników informacji może być usługą związaną z przetwarzaniem danych osobowych przez podmiot zewnętrzny.
Czy profesjonalne niszczenie jest lepsze od niszczarki w biurze?
Nie zawsze trzeba zlecać wszystko zewnętrznej firmie.
Jeżeli przedsiębiorstwo ma kilka dokumentów do zniszczenia, odpowiednio dobrana niszczarka może być wystarczająca.
Profesjonalna usługa zaczyna mieć szczególny sens, gdy:
- dokumentów jest bardzo dużo,
- firma regularnie pozbywa się dokumentacji,
- dokumenty zawierają dane osobowe,
- zawierają informacje finansowe lub handlowe,
- brakuje miejsca na ich bezpieczne przechowywanie,
- firma chce uporządkować cały proces niszczenia.
Przy kilkunastu kartkach niszczarka wystarczy.
Przy kilkudziesięciu pudłach dokumentów można natomiast dojść do wniosku, że czas pracownika jest jednak więcej wart niż maraton przy niszczarce.
Profesjonalne niszczenie w 7 krokach
1. Weryfikacja dokumentacji
Sprawdzamy, co można przeznaczyć do zniszczenia.
2. Zabezpieczenie dokumentów
Dokumentacja trafia do odpowiednio zabezpieczonego miejsca lub pojemników.
3. Odbiór
Dokumenty są odbierane zgodnie z ustalonym harmonogramem.
4. Transport
Dokumentacja trafia do miejsca zniszczenia z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń.
5. Fizyczne zniszczenie
Dokumenty są niszczone w sposób uniemożliwiający odtworzenie informacji.
6. Zagospodarowanie pozostałości
Zniszczony materiał może zostać przekazany do dalszego zagospodarowania zgodnie z obowiązującymi zasadami.
7. Potwierdzenie wykonania usługi
Klient otrzymuje odpowiednie potwierdzenie przeprowadzenia procesu.
Podsumowanie
Profesjonalne niszczenie dokumentów to nie tylko niszczarka.
To cały proces – od momentu zabezpieczenia dokumentów, przez ich odbiór i transport, aż po trwałe zniszczenie i potwierdzenie wykonania usługi.
A im bardziej poufne są informacje, tym mniej miejsca powinno być na przypadek.
Bo dobra dokumentacja ma swoje miejsce. A dokumentacja, której czas już minął, powinna mieć dobrze zaplanowany koniec.
Masz dokumenty do zniszczenia?
Nie musisz organizować firmowego konkursu „kto pierwszy skończy niszczyć 20 pudeł papierów”.
JU-KA może zająć się bezpiecznym niszczeniem dokumentacji od odbioru aż po jej zniszczenie.
Sprawdź usługę niszczenia dokumentów →
Ważne
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani indywidualnej opinii prawnej. Zasady przechowywania, brakowania i niszczenia dokumentacji mogą zależeć od rodzaju dokumentów, charakteru działalności oraz aktualnie obowiązujących przepisów. Przed podjęciem decyzji o zniszczeniu dokumentacji należy zweryfikować właściwe przepisy lub skonsultować się z odpowiednim specjalistą.
