Każda firma ma dokumenty. Faktury, umowy, dokumenty pracownicze, korespondencję, zamówienia, protokoły…
Na początku jest niewinnie. Jeden segregator, drugi, może jakaś teczka.
A potem mijają lata i nagle okazuje się, że znalezienie jednej umowy przypomina poszukiwanie skarbu. Tyle że zamiast mapy mamy trzy szafy, kilkanaście pudeł i segregator podpisany „RÓŻNE”.
Na szczęście można to uporządkować.
Od czego zacząć?
Przede wszystkim nie próbujmy porządkować wszystkiego jednocześnie.
Najlepiej zacząć od prostego przeglądu dokumentów i podzielenia ich na podstawowe grupy.
Przykładowo mogą to być:
- dokumenty księgowe,
- umowy,
- dokumenty pracownicze,
- dokumentacja dotycząca klientów i kontrahentów,
- dokumentacja związana z działalnością firmy,
- dokumenty przeznaczone do archiwizacji,
- dokumenty, których okres przechowywania już minął.
Już samo takie rozdzielenie potrafi zrobić sporą różnicę.
Nie wszystko powinno trafić do jednego segregatora
Jedną z podstawowych zasad dobrego porządku w dokumentacji jest klasyfikowanie dokumentów według rodzaju sprawy.
Archiwa Państwowe wskazują, że prawidłowe zarządzanie dokumentacją obejmuje m.in. jej klasyfikowanie i kwalifikowanie, odpowiednie przechowywanie oraz ewidencjonowanie.
Brzmi bardzo urzędowo, ale w praktyce chodzi o całkiem prostą rzecz:
powinieneś wiedzieć, co masz, gdzie to jest i jak długo należy to przechowywać.
Dzięki temu zamiast przeszukiwać całą szafę, możesz sięgnąć od razu do właściwej kategorii.
Zrób prosty podział dokumentów
Dobrym początkiem jest stworzenie kilku podstawowych kategorii.
Na przykład:
1. Księgowość
Faktury, rachunki i pozostałe dokumenty finansowe.
2. Kadry
Dokumentacja dotycząca pracowników.
3. Umowy
Umowy z klientami, kontrahentami, dostawcami czy partnerami.
4. Sprawy firmy
Dokumenty związane z działalnością przedsiębiorstwa, projektami czy współpracą.
5. Dokumenty do archiwizacji
Dokumentacja, która nie jest już potrzebna na co dzień, ale nadal musi być przechowywana.
6. Dokumenty do zniszczenia
Tylko te, dla których upłynął odpowiedni okres przechowywania i których dalsze przechowywanie nie jest wymagane.
I tutaj bardzo ważna rzecz: „stare” nie zawsze oznacza „do wyrzucenia”.
Zanim coś wyrzucisz, sprawdź, czy naprawdę możesz
To jeden z najczęstszych błędów.
Dokument może wyglądać na niepotrzebny, ale nadal mieć znaczenie prawne, księgowe, dowodowe albo archiwalne.
Dlatego przed zniszczeniem dokumentacji warto ustalić jej okres przechowywania oraz sprawdzić, czy nie obowiązują szczególne przepisy dotyczące danego rodzaju dokumentów.
Archiwa Państwowe opisują proces zarządzania dokumentacją jako obejmujący jej drogę od momentu powstania lub wpływu aż do zniszczenia albo przekazania materiałów archiwalnych.
Czyli: dokument nie powinien przechodzić na emeryturę tylko dlatego, że nie mieści się już w szafie.
Opisz dokumenty
Kiedy dokumentów jest dużo, bardzo pomaga odpowiednie opisanie pudeł, teczek i segregatorów.
Na etykiecie warto umieścić na przykład:
- rodzaj dokumentacji,
- zakres dat,
- nazwę działu lub sprawy,
- ewentualnie okres, którego dokumenty dotyczą.
Dzięki temu po kilku miesiącach nie trzeba otwierać piętnastu pudeł, żeby znaleźć jedną umowę.
A jeśli dokumentacja jest przechowywana poza siedzibą firmy, dobrze mieć również informację, gdzie dokładnie się znajduje.
Zasada: „łatwo znaleźć”
Dobrze uporządkowane dokumenty to nie tylko estetyczna szafa.
Najważniejsze jest to, aby pracownik, który potrzebuje konkretnego dokumentu, wiedział, gdzie go szukać.
Dlatego warto ustalić jeden sposób opisywania dokumentacji i stosować go konsekwentnie.
Jeżeli jeden segregator ma napis „Umowy 2024”, drugi „Klienci”, a trzeci „Ważne papiery”, to za rok możemy mieć mały problem.
A „Ważne papiery” to bardzo pojemna kategoria. ;)
Dokumenty papierowe i elektroniczne
Dzisiaj dokumentacja firmy często istnieje w dwóch światach: papierowym i elektronicznym.
Dlatego porządek powinien obejmować oba.
Warto ustalić:
- gdzie przechowujemy dokumenty papierowe,
- gdzie znajdują się dokumenty elektroniczne,
- jak nazywamy pliki,
- kto ma do nich dostęp,
- jak tworzymy kopie zapasowe,
- kiedy dokument może zostać usunięty.
W przeciwnym razie może się okazać, że papierowego dokumentu nie ma, a jego elektroniczna wersja znajduje się w folderze „Nowy”, „Nowy2”, „Nowy_final” i „Nowy_final_ostateczny”.
Każdy, kto pracował z dokumentami, zna ten folder. ;)
Co zrobić ze starą dokumentacją?
Jeżeli firma posiada dużą ilość dokumentów, których nie używa już na co dzień, warto rozważyć ich profesjonalne archiwizowanie.
Dokumentacja może zostać odpowiednio uporządkowana, opisana, zabezpieczona i przechowywana w sposób pozwalający na jej późniejsze odnalezienie.
Takie podejście jest szczególnie przydatne wtedy, gdy firma nie ma odpowiedniej przestrzeni na przechowywanie dużej ilości dokumentacji.
A kiedy przychodzi czas na niszczenie?
Kiedy dokument nie musi być już przechowywany, można przejść do kolejnego etapu – bezpiecznego zniszczenia.
Ważne jednak, aby nie robić tego „na oko”.
Najpierw trzeba ustalić, czy minął wymagany okres przechowywania i czy dokument nie ma nadal znaczenia.
W przypadku dokumentacji podlegającej szczególnym zasadom archiwalnym mogą obowiązywać dodatkowe procedury. Archiwa Państwowe wskazują m.in. na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej po upływie określonego okresu przechowywania oraz po ustaleniu, że dokumentacja utraciła swoje znaczenie.
Prosty plan porządkowania dokumentów
Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć, zastosuj prosty schemat:
Krok 1 – zbierz dokumenty
Sprawdź, co właściwie znajduje się w szafach, szufladach i pudełkach.
Krok 2 – podziel je na grupy
Księgowość, kadry, umowy, dokumentacja firmy itd.
Krok 3 – sprawdź okresy przechowywania
Nie niszcz dokumentów tylko dlatego, że są stare.
Krok 4 – opisz dokumentację
Tak, aby można było ją łatwo odnaleźć.
Krok 5 – oddziel dokumenty bieżące od archiwalnych
Nie ma potrzeby trzymać wszystkiego pod ręką.
Krok 6 – zdecyduj, co dalej
Część dokumentów pozostaje w firmie, część można zarchiwizować, a część – po upewnieniu się, że można ją zniszczyć – bezpiecznie zutylizować.
Porządek w dokumentach naprawdę się opłaca
Uporządkowana dokumentacja to mniej szukania, mniej stresu i większa kontrola nad tym, co dzieje się w firmie.
Nie trzeba od razu tworzyć wielkiego archiwum z numerami, pieczęciami i instrukcją na 48 stron.
Najważniejsze jest stworzenie prostego i powtarzalnego systemu.
Bo najlepszy system porządkowania dokumentów to taki, którego pracownicy faktycznie używają.
A jeśli po uporządkowaniu dokumentacji zostaje kilka pustych szaf?
To już bardzo przyjemny problem.
Ważne
Ten artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani archiwistycznej i nie powinien być traktowany jako indywidualna interpretacja przepisów. Zasady przechowywania dokumentacji mogą zależeć od rodzaju dokumentów i charakteru działalności firmy. W razie wątpliwości warto skonsultować konkretną sytuację ze specjalistą.
