Dokumenty w firmie mają jedną ciekawą cechę – kiedy są potrzebne, zwykle akurat nie wiadomo, gdzie ich szukać. Dlatego warto wiedzieć nie tylko, jak je uporządkować, ale również jak długo należy je przechowywać.
Nie wszystkie dokumenty przechowujemy przez taki sam okres. W zależności od rodzaju dokumentacji może to być 5, 10, 20, 40 czy nawet 50 lat. Niektóre materiały archiwalne przechowuje się natomiast bezterminowo.
Dokumentacja księgowa i podatkowa
Dokumenty księgowe i podatkowe, takie jak faktury, ewidencje, rejestry czy deklaracje, przechowuje się co do zasady przez 5 lat. Trzeba jednak pamiętać, że sposób liczenia tego terminu zależy od rodzaju dokumentu i konkretnego zobowiązania.
Dlatego przed zniszczeniem dokumentacji warto sprawdzić, od którego momentu należy liczyć wymagany okres przechowywania.
Dokumentacja kadrowa i akta osobowe
W przypadku dokumentacji pracowniczej okres przechowywania zależy między innymi od tego, kiedy pracownik został zatrudniony.
Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku okres ten wynosi co do zasady 50 lat.
Dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018 możliwe jest skrócenie okresu przechowywania do 10 lat, jeżeli pracodawca spełnił określone warunki.
Dokumentacja pracownicza to nie tylko akta osobowe. Obejmuje również dokumenty związane ze stosunkiem pracy, w tym dokumentację dotyczącą wynagrodzeń.
Dokumentacja płacowa
Dokumentacja płacowa wymaga szczególnej uwagi, zwłaszcza jeśli dotyczy starszych okresów zatrudnienia. Jej okres przechowywania może wynosić 10 albo 50 lat, w zależności od okresu zatrudnienia i rodzaju dokumentacji.
Nie warto więc pozbywać się starych list płac czy kart wynagrodzeń tylko dlatego, że „są już bardzo stare”. W archiwum właśnie takie dokumenty potrafią mieć największe znaczenie.
Dokumentacja ZUS
Dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi również nie mają jednego, wspólnego terminu przechowywania. Okres zależy od rodzaju dokumentu i jego przeznaczenia.
Część dokumentacji może być przechowywana przez 5 lat, natomiast dokumenty powiązane z dokumentacją pracowniczą mogą podlegać dłuższym okresom przechowywania.
Dokumentacja medyczna
Dokumentacja medyczna jest objęta szczególnymi zasadami.
Co do zasady przechowuje się ją przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
W niektórych przypadkach okres ten jest dłuższy i wynosi 30 lat. Z kolei niektóre rodzaje dokumentacji, np. określone zdjęcia rentgenowskie, mogą być przechowywane przez 10 lat.
Dokładny termin zależy więc od rodzaju dokumentacji medycznej.
Dokumentacja medycyny pracy
W przypadku dokumentacji związanej z medycyną pracy również mogą obowiązywać różne okresy przechowywania.
Co do zasady jest to 20 lat, ale w określonych przypadkach, między innymi przy dokumentacji dotyczącej narażenia na czynniki rakotwórcze lub mutagenne, okres ten może wynosić 40 lat.
Dokumentacja archiwalna i historyczna
Tutaj sprawa wygląda trochę inaczej.
Dokumentacja posiadająca trwałą wartość historyczną może zostać zakwalifikowana jako materiały archiwalne kategorii A. Takie dokumenty przechowuje się bezterminowo.
Natomiast dokumentacja niearchiwalna, czyli kategoria B, ma określony czas przechowywania. Może to być na przykład B5, B10 lub inny okres wskazany dla danej klasy dokumentacji.
Warto pamiętać, że stary dokument nie zawsze jest dokumentem historycznym. O jego wartości archiwalnej decyduje odpowiednia kwalifikacja, a nie tylko liczba lat, które przeleżał w szafie.
Czy po upływie terminu można dokumenty zniszczyć?
Nie zawsze wystarczy spojrzeć na datę dokumentu i uznać, że „minęło już 5 lat, więc można wyrzucić”.
Przed zniszczeniem dokumentacji należy sprawdzić jej rodzaj, właściwy okres przechowywania oraz sposób liczenia tego okresu. Trzeba również upewnić się, czy dokumentacja nie jest potrzebna w związku z prowadzonym postępowaniem lub innym obowiązkiem prawnym.
Dlatego zanim stary segregator trafi do niszczarki, warto sprawdzić, czy rzeczywiście nadszedł już jego czas. Kosz na śmieci nie jest najlepszym archiwistą.
Dobre archiwum to nie tylko przechowywanie
Prawidłowa archiwizacja oznacza nie tylko przechowywanie dokumentów przez wymagany czas. Dokumentacja powinna być odpowiednio uporządkowana, zabezpieczona i łatwa do odnalezienia.
Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.
Jeżeli w firmie zaczyna brakować miejsca na kolejne segregatory, a znalezienie konkretnego dokumentu zajmuje więcej czasu niż jego napisanie, warto pomyśleć o profesjonalnej archiwizacji.
Archiwa Ju-Ka pomaga uporządkować, zabezpieczyć i przechowywać dokumentację firmową, tak aby ważne dokumenty nie ginęły wśród „tych papierów, które na pewno jeszcze się przydadzą”.
Ważne
Powyższy materiał ma charakter informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani archiwistycznej. Okres przechowywania dokumentacji może zależeć od rodzaju dokumentu, daty jego powstania oraz szczególnych przepisów. Przed zakwalifikowaniem dokumentacji do zniszczenia należy zweryfikować właściwy dla niej okres przechowywania.
