PESEL, adres, numer telefonu, dane pracownika, informacje o wynagrodzeniu, dane klienta…
Jeżeli takie informacje znajdują się na kartce, ta kartka nadal zawiera dane osobowe.
I nie przestają nimi być tylko dlatego, że dokument przestał być potrzebny.
Wręcz przeciwnie – jeżeli dokument można już zgodnie z prawem usunąć, trzeba zrobić to w sposób, który uniemożliwi osobom nieuprawnionym odczytanie zawartych w nim informacji.
Najpierw sprawdź, czy dokument można zniszczyć
To najważniejszy krok.
Bezpieczne niszczenie nie oznacza niszczenia wszystkiego jak leci.
Najpierw trzeba ustalić, czy upłynął wymagany okres przechowywania dokumentacji.
RODO nakazuje ograniczenie przechowywania danych – dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celu ich przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z innych przepisów.
Dlatego prawidłowy schemat wygląda tak:
przechowujemy → sprawdzamy termin → kwalifikujemy → niszczymy bezpiecznie.
A nie:
sprzątamy biuro → znajdujemy stare papiery → kosz.
Dlaczego zwykły kosz to zły pomysł?
Bo kartka wrzucona do kosza nadal jest kartką.
A jeśli można z niej odczytać imię i nazwisko, adres, PESEL, numer telefonu czy informacje finansowe, to osoba, która wejdzie w posiadanie dokumentu, może uzyskać dostęp do danych.
EDPB podkreśla, że odpowiednie środki techniczne i organizacyjne powinny chronić dane osobowe m.in. przed nieuprawnionym ujawnieniem, utratą, zniszczeniem czy uszkodzeniem. Dotyczy to również dokumentów papierowych.
Dlatego:
❌ zwykły kosz na papier – nie,
❌ odkładanie dokumentów obok kosza „na później” – też nie,
❌ darcie dokumentu na dwie części – raczej nie,
✔ profesjonalne niszczenie – zdecydowanie lepiej.
Jak prawidłowo niszczyć dokumenty papierowe?
Dokument należy zniszczyć w taki sposób, aby nie było możliwości odtworzenia jego treści.
UODO jako przykłady procedur wskazuje m.in. niszczenie dokumentacji papierowej przy użyciu niszczarki lub skorzystanie z profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem nośników danych.
W małej firmie można więc korzystać z odpowiednio dobranej niszczarki.
Przy większej ilości dokumentów warto natomiast rozważyć profesjonalne niszczenie.
Dlaczego?
Bo bezpieczeństwo nie kończy się w momencie wrzucenia dokumentów do niszczarki.
Trzeba jeszcze odpowiednio zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem, podczas odbioru i transportu oraz aż do momentu ich fizycznego zniszczenia.
A co z dokumentami przekazywanymi firmie zewnętrznej?
Tutaj pojawia się ważny temat RODO.
Jeżeli firma zewnętrzna wykonuje usługę polegającą na przetwarzaniu danych osobowych w imieniu administratora, może wystąpić konieczność zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych.
UODO wskazuje wprost, że do przykładów usług mogących wiązać się z powierzeniem należą m.in. przechowywanie dokumentacji podatkowej, księgowej, kadrowej i medycznej, archiwizacja danych oraz niszczenie nośników informacji.
Administrator powinien korzystać z podmiotu, który zapewnia odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa i stosuje właściwe środki techniczne oraz organizacyjne.
Czyli wybierając firmę do niszczenia dokumentów, nie warto kierować się wyłącznie pytaniem:
„Ile kosztuje kilogram papieru?”
Lepiej zapytać również:
„Co dzieje się z dokumentami od momentu ich odbioru do momentu zniszczenia?”
Jak wygląda bezpieczny proces niszczenia?
Dobrze zorganizowany proces może wyglądać następująco:
1. Wydzielamy dokumenty
Najpierw wybieramy dokumentację, której okres przechowywania upłynął i którą można przeznaczyć do zniszczenia.
2. Zabezpieczamy dokumenty
Dokumenty nie powinny swobodnie leżeć w miejscu dostępnym dla osób nieuprawnionych.
3. Przekazujemy je do zniszczenia
Przy profesjonalnej usłudze dokumenty mogą być odbierane w zabezpieczonych workach lub pojemnikach.
4. Dokumenty są fizycznie niszczone
Celem jest takie zniszczenie materiału, aby odtworzenie zawartych informacji nie było możliwe.
5. Otrzymujemy potwierdzenie
Warto zachować dokumentację potwierdzającą wykonanie usługi, np. protokół lub certyfikat zniszczenia – zgodnie z przyjętą procedurą.
Nie tylko papier ma swoją pamięć
Bezpieczne niszczenie może dotyczyć również nośników elektronicznych.
Dysk twardy, pendrive, płyta CD czy inny nośnik może zawierać dane, których samo „usunięcie pliku” niekoniecznie rozwiązuje problem.
Dlatego przy wycofywaniu sprzętu z użytkowania należy zadbać o odpowiednie, trwałe usunięcie danych albo fizyczne zniszczenie nośnika – zależnie od sytuacji i poziomu ryzyka. UODO wskazuje na potrzebę procedur obejmujących trwałe usunięcie danych lub trwałe zniszczenie nośników.
5 najczęstszych błędów
1. „Wrzućmy to do niebieskiego kosza”.
Ekologia – świetnie. Bezpieczeństwo danych – zdecydowanie gorzej.
2. Niszczenie dokumentów przed upływem terminu.
Porządek w biurze nie może wyprzedzać obowiązków prawnych.
3. Brak procedury.
Jeżeli każdy pracownik sam decyduje, co i kiedy niszczyć, prędzej czy później może pojawić się problem.
4. Niezabezpieczone dokumenty czekające na odbiór.
Dokument przeznaczony do zniszczenia nadal zawiera dane.
5. Wybór wykonawcy wyłącznie na podstawie ceny.
Przy danych osobowych ważniejsze od najniższej ceny jest to, czy cały proces jest odpowiednio zabezpieczony.
Bezpieczne niszczenie = spokój
Dobrze przeprowadzony proces niszczenia dokumentów pozwala ograniczyć ryzyko przypadkowego ujawnienia danych i uporządkować firmową dokumentację.
A przy okazji można wreszcie odzyskać miejsce w szafach.
Bo archiwum powinno przechowywać dokumenty, których potrzebujesz – a nie wszystkie dokumenty, jakie kiedykolwiek przeszły przez biuro.
Potrzebujesz bezpiecznie zniszczyć dokumenty?
Archiwa JU-KA oferują odbiór dokumentów, zabezpieczony transport, fizyczne niszczenie oraz potwierdzenie wykonania usługi.
👉 Sprawdź usługę niszczenia dokumentów
Ważne: Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani indywidualnej opinii prawnej. Okresy przechowywania dokumentacji mogą zależeć od rodzaju dokumentów, sytuacji przedsiębiorstwa oraz obowiązujących przepisów. Przed podjęciem decyzji o zniszczeniu dokumentacji warto zweryfikować aktualne przepisy lub skonsultować się z właściwym specjalistą.
