Firma zamknięta. Klucze oddane, ostatnie formalności załatwione, można odetchnąć.
No dobrze… a co z tymi wszystkimi dokumentami, które zostały?
Bo niestety dokumentacja nie znika razem z firmą. Faktury, księgi, dokumenty podatkowe czy akta pracowników mogą jeszcze przez długi czas wymagać przechowywania.
Spokojnie — nie oznacza to jednak, że trzeba urządzić sobie w domu drugie biuro.
Nie wszystko można od razu wyrzucić
Po zakończeniu działalności warto najpierw zrobić porządek z dokumentami i podzielić je według rodzaju.
Najczęściej zostają:
- dokumenty księgowe,
- faktury i rachunki,
- dokumentacja podatkowa,
- dokumenty ZUS,
- umowy,
- dokumentacja pracownicza,
- różnego rodzaju ewidencje i rejestry.
I tutaj ważna zasada:
najpierw sprawdzamy, jak długo dokument trzeba przechowywać, a dopiero później myślimy o niszczarce.
Ile lat trzeba przechowywać dokumenty?
Tutaj nie ma jednej magicznej liczby.
Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu.
Dokumenty podatkowe i księgowe
Co do zasady dokumentacja związana z rozliczeniami podatkowymi powinna być przechowywana przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia zobowiązania podatkowego. Standardowo jest to 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dlatego faktura z szuflady może mieć znacznie dłuższe życie, niż początkowo planowaliśmy.
Dokumentacja pracownicza
Jeżeli firma zatrudniała pracowników, trzeba pamiętać również o aktach osobowych i dokumentacji płacowej.
W zależności od daty zatrudnienia okres przechowywania może wynosić 10 albo 50 lat.
W przypadku pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. co do zasady jest to 10 lat, natomiast dla starszej dokumentacji obowiązują dodatkowe zasady dotyczące możliwości skrócenia okresu przechowywania.
Dlatego przed zniszczeniem dokumentacji pracowniczej warto dokładnie sprawdzić, jaki okres dotyczy konkretnego pracownika.
Gdzie przechowywać dokumenty?
Jeżeli po likwidacji firmy zostaje kilka segregatorów, problem może wydawać się niewielki.
Gorzej, kiedy segregatorów jest kilkadziesiąt, a może kilkaset.
Dokumenty można przechowywać we własnym zakresie, pod warunkiem zapewnienia im odpowiedniego bezpieczeństwa.
Można również przekazać je profesjonalnej firmie zajmującej się przechowywaniem dokumentacji.
W przypadku dokumentacji pracowniczej warto sprawdzić, czy wybrany przechowawca posiada wymagany wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych.
A kiedy można się dokumentów pozbyć?
Dopiero wtedy, kiedy upłynie wymagany okres ich przechowywania.
Najbezpieczniejszy schemat jest prosty:
uporządkuj → sprawdź termin → przechowuj → zniszcz po upływie właściwego okresu.
Czyli dokładnie odwrotnie niż metoda „znalazłem stary karton, więc chyba można go wyrzucić”.
Dokumenty po firmie nie muszą zajmować Ci miejsca
Jeżeli po zakończeniu działalności zostało Ci sporo dokumentacji, nie musisz zamieniać garażu, piwnicy czy domowego pokoju w archiwum.
Archiwa JU-KA Sp. z o.o. zajmują się profesjonalnym przechowywaniem dokumentacji, w tym dokumentacji osobowej i płacowej.
Jeżeli nie wiesz, co zrobić z dokumentami po zakończeniu działalności, skontaktuj się z nami. Podpowiemy, jak bezpiecznie uporządkować i przechowywać dokumentację.
W skrócie
Po likwidacji firmy:
- nie wyrzucaj dokumentów tylko dlatego, że działalność została zakończona,
- podziel dokumentację według rodzaju,
- sprawdź właściwe okresy przechowywania,
- zadbaj o bezpieczne warunki,
- dokumenty niszcz dopiero po upływie wymaganego terminu.
Bo firma może się skończyć, ale dokumenty czasami mają jeszcze całkiem długą karierę.
Ważne
Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji i konkretnej sytuacji przedsiębiorcy. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z właściwym specjalistą lub organem.
