RODO kojarzy się głównie z komputerami, hasłami, mailami i tajemniczymi okienkami z napisem „Wyrażam zgodę”. A co z dokumentami papierowymi?
Czy zwykła kartka z imieniem, nazwiskiem i numerem telefonu też może być objęta RODO? Tak — ale nie każda. I właśnie tutaj zaczyna się cała historia.
RODO dotyczy nie tylko dokumentów w komputerze
RODO chroni dane osobowe niezależnie od tego, czy znajdują się one w komputerze, telefonie, czy na papierze.
Jeżeli dokument papierowy zawiera dane osobowe i jest częścią uporządkowanego zbioru dokumentów albo jest przeznaczony do takiego zbioru, przepisy RODO mogą mieć zastosowanie.
Czyli papier sam w sobie nie jest „niewidzialny” dla RODO. Kartka to nadal kartka, ale jeśli znajdują się na niej dane osobowe, trzeba obchodzić się z nią odpowiedzialnie.
Jakie dokumenty papierowe mogą zawierać dane osobowe?
Przykładów jest naprawdę sporo. Mogą to być:
- dokumenty pracownicze i akta osobowe,
- umowy z klientami i pracownikami,
- faktury i dokumenty księgowe,
- formularze zawierające dane klientów,
- listy pracowników,
- dokumentacja związana z rekrutacją,
- korespondencja zawierająca dane osobowe.
Krótko mówiąc: jeśli na dokumencie można znaleźć informacje, dzięki którym można zidentyfikować konkretną osobę, warto zastanowić się, jak taki dokument jest przechowywany i kto ma do niego dostęp.
Czy każda kartka z imieniem podlega RODO?
Nie.
I tutaj dobra wiadomość: nie trzeba nagle traktować każdej karteczki samoprzylepnej jak dokumentu najwyższej tajności.
RODO nie oznacza, że każda pojedyncza kartka z imieniem i nazwiskiem automatycznie staje się dokumentacją wymagającą specjalnej procedury.
Znaczenie ma przede wszystkim to, w jakim celu dokument jest wykorzystywany, czy dane są przetwarzane oraz czy dokument jest częścią uporządkowanego zbioru.
Dlatego warto oceniać dokumentację nie tylko po tym, co jest na papierze, ale również po tym, w jaki sposób firma z niej korzysta.
Co zrobić z papierowymi dokumentami zawierającymi dane osobowe?
Przede wszystkim trzeba zadbać o to, aby dokumenty nie trafiły w niepowołane ręce.
Dokumentów zawierających dane osobowe nie powinno się zostawiać na biurku „tylko na chwilę”, przechowywać w miejscu dostępnym dla osób nieupoważnionych czy wyrzucać do zwykłego kosza.
Bo niestety kosz na śmieci nie jest systemem ochrony danych.
Dokumenty powinny być przechowywane w sposób, który ogranicza dostęp do nich osobom nieupoważnionym. A kiedy przychodzi czas na ich zniszczenie, również trzeba zrobić to bezpiecznie.
A co z niszczeniem dokumentów?
To bardzo ważna część całej układanki.
Jeżeli dokument zawiera dane osobowe i nie ma już podstawy, aby go przechowywać, powinien zostać usunięty zgodnie z obowiązującymi zasadami i terminami przechowywania dokumentacji.
W przypadku papierowych dokumentów samo podarcie kartki na cztery części może nie wystarczyć. Jeśli informacje nadal można odczytać lub odtworzyć, dane wciąż mogą być narażone.
Dlatego przy większej ilości dokumentacji warto korzystać z profesjonalnego niszczenia dokumentów, które zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i pozwala ograniczyć ryzyko przypadkowego ujawnienia danych.
Najważniejsze: RODO dotyczy także papieru
Papier nie jest wyjątkiem od ochrony danych osobowych.
Jeżeli dokumentacja papierowa zawiera dane osobowe i jest przetwarzana w sposób objęty RODO, należy zadbać o jej właściwe przechowywanie, dostęp, archiwizację oraz bezpieczne niszczenie.
Nie oznacza to jednak, że każda kartka w biurze wymaga sejfu, alarmu i agenta ochrony. Chodzi przede wszystkim o rozsądek, odpowiednie procedury i dopasowanie zabezpieczeń do rodzaju dokumentacji.
A jeśli dokumentów jest dużo? Wtedy dobrze mieć nie tylko porządek w papierach, ale też sprawdzony sposób na ich przechowywanie i bezpieczne niszczenie.
W skrócie
Tak, RODO może dotyczyć dokumentów papierowych. Forma dokumentu nie ma tu decydującego znaczenia. Liczy się przede wszystkim to, jakie dane zawiera dokument i w jaki sposób są one przetwarzane.
Papier może więc być trochę staromodny, ale w kwestii ochrony danych osobowych nadal ma się całkiem dobrze.
Ważne
Ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji i konkretnej sytuacji przedsiębiorcy. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z właściwym specjalistą lub organem.
