Krótka odpowiedź brzmi: jeżeli dokument zawiera dane osobowe lub poufne informacje, zdecydowanie nie.
Faktura z imieniem i nazwiskiem, umowa z klientem, lista pracowników, dokument z numerem PESEL czy kartka z adresem może wyglądać jak zwykły kawałek papieru. Ale dla osoby, która wejdzie w jej posiadanie, może być całkiem niezłą kopalnią informacji.
Dlatego dokumentów zawierających dane nie należy po prostu wrzucać do kosza na papier.
Najpierw trzeba je odpowiednio zniszczyć.
„Ale przecież to tylko kartka”
No właśnie. Tylko kartka.
Taka, na której może znajdować się:
- imię i nazwisko,
- adres,
- numer telefonu,
- PESEL,
- dane dotyczące wynagrodzenia,
- dane klientów,
- informacje finansowe,
- dane kontrahentów,
- informacje handlowe firmy.
UODO wskazuje, że dokumenty zawierające dane osobowe należy przed wyrzuceniem zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie znajdujących się na nich danych. Dotyczy to nie tylko oficjalnych dokumentów, ale również np. faktur, rachunków, zapisków czy etykiet z przesyłek.
Czyli kartka może być mała, ale problem, który z niej wyniknie, już niekoniecznie.
Co zamiast zwykłego kosza?
Najprostszym rozwiązaniem jest niszczarka dokumentów, która rozdrabnia papier w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Przy niewielkiej liczbie dokumentów odpowiednio dobrana niszczarka może być wystarczającym rozwiązaniem.
Problem zaczyna się wtedy, gdy firma ma do zniszczenia kilkanaście pudeł dokumentów.
Wtedy ręczne wrzucanie kartek do niszczarki może stać się projektem na kilka najbliższych tygodni.
I właśnie tutaj pojawia się profesjonalne niszczenie dokumentów.
Czy można podrzeć dokument ręcznie?
Podarcie kartki na pół i wrzucenie jej do kosza raczej nie rozwiązuje problemu.
Jeżeli po kawałkach nadal można odtworzyć dokument, dane nie zostały skutecznie zabezpieczone.
Celem niszczenia jest takie usunięcie informacji, aby nie można było ich odtworzyć ani odczytać przez osobę nieuprawnioną. UODO wprost wskazuje na konieczność niszczenia dokumentów w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych.
Dwie części kartki to więc jeszcze nie koniec historii.
A co z dokumentami, które nie zawierają danych osobowych?
Nie każdy dokument musi być traktowany tak samo.
Jeżeli dokument nie zawiera danych osobowych ani informacji poufnych, jego zagospodarowanie może wyglądać inaczej. Jednak w przypadku dokumentacji firmowej warto najpierw sprawdzić, czy rzeczywiście można ją już zniszczyć.
Samo stwierdzenie „jest stare, więc go nie potrzebujemy” nie wystarczy.
Archiwa Państwowe wskazują, że dokumentacja niearchiwalna może być przeznaczona do brakowania po upływie określonego okresu przechowywania oraz gdy utraciła znaczenie, w tym wartość dowodową.
Stare dokumenty? Najpierw sprawdź termin
To szczególnie ważne w przypadku dokumentacji księgowej, pracowniczej i innej dokumentacji objętej obowiązkiem przechowywania.
Przykładowo ustawa o rachunkowości przewiduje różne okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji. Nie można więc przyjąć zasady:
„Minęło 5 lat – wszystko do niszczarki”.
Prawo jest trochę bardziej wymagające niż firmowa porządkowa rewolucja.
A jeśli dokumenty mają trafić do firmy zewnętrznej?
Wtedy trzeba zadbać nie tylko o samo zniszczenie, ale również o bezpieczeństwo dokumentów przed zniszczeniem.
Dokumenty nie powinny leżeć bez zabezpieczenia w miejscu, do którego dostęp ma każdy.
Przy profesjonalnej usłudze stosuje się odpowiednio zabezpieczony odbiór i transport dokumentacji, a następnie jej fizyczne zniszczenie.
UODO wskazuje również, że niszczenie nośników informacji może wiązać się z powierzeniem przetwarzania danych osobowych podmiotowi zewnętrznemu, zależnie od charakteru usługi.
Czyli: kosz czy niszczarka?
Zwykły kosz – nie.
Odpowiednia niszczarka – tak, jeżeli zapewnia skuteczne zniszczenie dokumentów.
Profesjonalna firma – szczególnie przy dużej ilości dokumentacji lub wysokiej wrażliwości danych.
Najważniejsze jest jedno: po zniszczeniu nie może być możliwości odtworzenia zawartych w dokumentach informacji.
Podsumowanie
Zanim dokument wyląduje w koszu, warto zadać sobie dwa pytania:
1. Czy dokument można już zniszczyć?
2. Czy po zniszczeniu nikt nie będzie w stanie odczytać jego treści?
Jeżeli odpowiedź na oba pytania brzmi „tak”, można przejść do działania.
Jeżeli nie – dokument powinien jeszcze poczekać.
Bo kosz na papier jest dobrym miejscem na makulaturę. Nie na PESEL klientów.
Masz dokumenty, których trzeba się bezpiecznie pozbyć?
Zamiast zastanawiać się, ile czasu zajmie Ci niszczenie kilku pudeł dokumentów, możesz zlecić cały proces profesjonalistom.
JU-KA zajmuje się bezpiecznym niszczeniem dokumentacji firmowej.
Ważne
Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej ani indywidualnej opinii prawnej. Okresy przechowywania dokumentacji oraz sposób postępowania z dokumentami mogą zależeć od ich rodzaju, sytuacji przedsiębiorstwa i aktualnie obowiązujących przepisów. Przed podjęciem decyzji o zniszczeniu dokumentacji należy zweryfikować właściwe przepisy lub skonsultować się z odpowiednim specjalistą.
