„Ile kosztuje zniszczenie dokumentów?” – to jedno z pierwszych pytań, jakie słyszy firma zajmująca się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji.
I bardzo dobrze. W końcu nikt nie lubi niespodzianek na fakturze.
Tyle że nie ma jednej ceny za niszczenie dokumentów. Koszt zależy przede wszystkim od tego, ile dokumentów jest do zniszczenia, w jakim są stanie i jak są przygotowane.
Od czego zależy cena?
1. Ilość dokumentów
To najważniejszy czynnik.
Kilka pudeł dokumentów a kilka palet papierów to jednak nie ta sama historia. Im większa ilość dokumentacji, tym inaczej organizuje się odbiór, transport i samo niszczenie.
Dlatego przy wycenie warto podać orientacyjną liczbę pudeł, worków, pojemników albo palet.
2. Czysty papier czy dokumenty w segregatorach?
To bardzo ważna różnica, o której klienci często nie wiedzą.
Dokumenty przygotowane jako tzw. czysty papier mogą zostać wycenione korzystniej niż dokumenty pozostawione w segregatorach.
Dlaczego?
Segregatory, plastikowe koszulki, folie i inne elementy nie są papierem. Przed zniszczeniem trzeba je odpowiednio oddzielić od papierowych dokumentów, a sam segregator czy plastik staje się dodatkowym odpadem.
A im więcej trzeba sortować i zagospodarowywać, tym więcej pracy.
Dlatego jeżeli dokumenty można wcześniej przygotować i wyjąć z segregatorów oraz plastikowych koszulek, warto to zrobić.
Oczywiście nie oznacza to, że trzeba siedzieć nad każdą kartką z lupą.
3. Zszywki i spinacze? Dla przemysłowej maszyny to nie dramat
Dobra wiadomość dla wszystkich, którzy właśnie wyobrażają sobie wielogodzinne wyciąganie zszywek z dokumentów:
nie zawsze trzeba to robić.
W przypadku profesjonalnych, przemysłowych niszczarek, takich jak urządzenia wykorzystywane przez Archiwa JU-KA, zszywki czy zwykłe spinacze nie muszą być problemem.
Nie oznacza to jednak, że do dokumentów można wrzucić wszystko.
Segregacja nadal ma znaczenie – przede wszystkim ze względu na jakość powstającego odpadu.
4. Zanieczyszczenia wpływają na jakość odpadu
Po zniszczeniu dokumentów powstaje papierowa ścinka, która może zostać skierowany do dalszego zagospodarowania.
Problem pojawia się wtedy, gdy razem z papierem trafia do niego dużo innych materiałów, takich jak plastikowe koszulki, folie czy elementy segregatorów.
Takie zanieczyszczenia pogarszają jakość ścinki i mogą utrudniać jego dalsze zagospodarowanie.
Dlatego im lepiej przygotowany papier, tym lepiej.
5. Zalane dokumenty – tutaj robi się poważnie
Jeżeli dokumenty zostały zalane wodą, koniecznie trzeba powiedzieć o tym firmie jeszcze przed odbiorem.
Zalany papier zachowuje się zupełnie inaczej niż suchy.
Może się sklejać, zbijać w ciężkie bryły i przypominać bardziej cegłę niż dokumentację.
Do tego dochodzi ryzyko rozwoju pleśni.
Praca z taką dokumentacją jest znacznie trudniejsza i może wymagać dodatkowych zabezpieczeń oraz zupełnie innego sposobu przygotowania i obsługi materiału.
Dlatego zalanych dokumentów nie należy ukrywać przy zamawianiu usługi.
Ich stan może mieć istotny wpływ na cenę.
Co więcej, jeżeli klient nie poinformuje firmy o zalaniu, a dokumenty okażą się w takim stanie dopiero podczas odbioru lub niszczenia, firma może mieć podstawę do naliczenia dodatkowych kosztów lub kary zgodnie z warunkami przyjęcia zlecenia.
Krótko mówiąc:
Jeżeli dokumenty pływały – powiedz o tym.
Naprawdę.
6. Sposób odbioru dokumentów
Dokumenty mogą zostać odebrane między innymi w workach, pojemnikach lub innych zabezpieczonych opakowaniach.
Jeżeli dokumenty trzeba dodatkowo przygotować, zapakować albo odebrać z konkretnego miejsca, może to mieć wpływ na końcową cenę.
7. Transport
Liczy się również miejsce odbioru.
Inaczej wygląda odbiór dokumentów z firmy znajdującej się blisko niszczarni, a inaczej regularny transport z odległej lokalizacji.
Na cenę może więc wpływać odległość, organizacja trasy oraz sposób zabezpieczenia dokumentacji podczas transportu.
8. Jednorazowe czy regularne niszczenie?
Jednorazowe sprzątanie archiwum to jedno, a regularne odbieranie dokumentów przez cały rok to zupełnie inna historia.
Przy stałej obsłudze można lepiej zaplanować odbiory i dopasować rozwiązanie do ilości dokumentacji produkowanej przez firmę.
Czy najtańsza oferta jest najlepsza?
Niekoniecznie.
Przy dokumentach firmowych warto sprawdzić, co właściwie zawiera cena.
Czy obejmuje odbiór? Transport? Zabezpieczenie dokumentów? Samo zniszczenie? Potwierdzenie wykonania usługi?
Bo czasami bardzo atrakcyjna cena na początku zaczyna wyglądać trochę mniej atrakcyjnie, kiedy okazuje się, że połowa usługi jest dodatkowo płatna.
Jak przygotować dokumenty, żeby nie przepłacać?
Najprościej:
- oddziel papier od zbędnych plastików i folii,
- jeżeli to możliwe, wyjmij dokumenty z segregatorów,
- poinformuj firmę o nietypowym stanie dokumentów,
- koniecznie zgłoś dokumenty zalane lub zawilgocone,
- podaj orientacyjną ilość dokumentacji,
- ustal, co dokładnie obejmuje wycena.
Nie musisz natomiast urządzać w domu operacji „Wielkie Polowanie na Zszywkę”.
Jeżeli dokumenty trafiają do profesjonalnej niszczarki przemysłowej, zwykłe zszywki czy spinacze zazwyczaj nie stanowią problemu.
A dokumentów masz więcej niż cierpliwości?
Spokojnie. Nie musisz liczyć każdej kartki.
Archiwa JU-KA załatwią to za Ciebie. Zorganizujemy odbiór dokumentów, ich bezpieczny transport i profesjonalne zniszczenie, a Ty możesz wreszcie odzyskać trochę miejsca w firmie.
A jeśli dokumenty są w segregatorach, zawierają folie albo – co gorsza – miały kontakt z wodą, po prostu powiedz nam o tym wcześniej. Dzięki temu możemy prawidłowo przygotować usługę i wycenę.
Ty zyskujesz miejsce. Dokumenty tracą swoją tajemniczą zdolność do zalegania w szafach przez następne 15 lat.
Ważne: ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Warunki realizacji usługi oraz jej cena mogą zależeć od rodzaju, ilości i stanu dokumentacji. W przypadku dokumentów zalanych, zawilgoconych lub zanieczyszczonych szczegóły należy ustalić indywidualnie przed realizacją usługi.
